Berikut Yang Merupakan Asas Tata Ruang Kantor Adalah Asas

Berikut Yang Merupakan Asas Tata Ruang Kantor Adalah Asas


BAB 1. PENDAHULUAN


one.ane. Latar Belakang

Tata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki sebuah perusahaan. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita memperhatikan suatu kantor maka secara tidak langsung kantor tersebut dituntut menciptakan suasana yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat kenyamanan, keefektifan, dan keefesienan dalam bekerja. Kantor dengan tata ruang yang tidak teratur pasti membuat tamu kantor berpendapat bahwa kinerja kantor tersebut tidak jauh berbeda dengan tampilan tata ruangnya.

Kantor yang baik adalah kantor yang tidak membosankan dan dapat meningkatkan gairah kerja pegawai, guna tercapainya tujuan kantor. Secara tidak langsung peranan dan suasana kantor sangat mendukung efektifitas kerja dan produktivitas pegawai.

i.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, dapat disimpulkan permasalahan sebagai berikut.

1.

Bagaimanakah mengelola tata ruang kantor yang baik?

2.

Bagaimanakah asas-asas dalam melaksanakan tata ruang kantor?

iii.

Bagaimanakah sistem yang digunakan dalam melaksanakan tata ruang kantor?


ane.three. Tujuan Penulisan Makalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan makalah ini mendeskripsikan hal-hal berikut:

mengelola tata ruang kantor dengan baik.

1.

Mendeskripsikan asas-asas dalam melaksanakan tata ruang kantor

2.

Mendeskripsikan sistem-sistem yang digunakan dalam melaksanakan tata ruang kantor.


1.4. Manfaat Penulisan Makalah

Penulisan makalah ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak sebagai berikut.

1.

Bagi Mahasiswa, makalah ini dapat menambah pengetahuan mengenai tata ruang kantor.

2.

Bagi Mahasiswa dan pembaca lain, makalah ini dapat menjadi salah satu sumber informasi tata ruang kantor dan menjadi acuan dalam melaksanakan tata ruang kantor.


BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

Tata ruang kantor berasal dari bahasa Inggris, yaitu
Office Layout
atau disebut juga
Layout
saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan kantor, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Hal tersebut sesuai dengan pendapat Littlefield dan Peterson, (dalam The Liang Gie 1991:186) tataruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.

Menurut George Terry, (dalam The Liang Gie 1991:186) tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Tata ruang perkantoran menunjukkan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunannnya secara terinci daripada ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor.

Menurut Moekijat, (2008:fifteen) pentingnya tata ruang kantor yang direncanakan dengan baik adalah:

b.

Menghemat penggunaan ruang lantai

c.

Mempengaruhi semangat kerja pegawai

d.

Ada penghematan karena pengawasan yang lebih baik, komunikasi yang lebih sempurna, dan arus pekerjaan yang lebih lancar.

Menurut The Liang Gie, (1991:188) tata ruang kantor akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keunntungan-keuntungan yang berkut:

a.

Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

b.

Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

c.

Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

d.

Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

Kemudian, Sedarmayanti (dalam eJournal: diakses 15 Maret 2017) menyebutkan bahwa tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor, serta perabot kantor pada tempat yang tepat. Menurut Ida Nuraida (dalam eJournal: diakses 15 Maret 2017), tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor beserta alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai. Para psikolog berpendapat tata ruang kantor mempunyai pengaruh terhadap sikap, produktivitas dan interaksi pegawai dengan sekitarnya.

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat penulis simpulkan, tata ruang kantor merupakan seni dalam mengelola dan menciptakan ruang kantor yang efektif bagi seluruh aktivitas kantor untuk mencapai kepuasan kerja dan meningkatkan semangat kerja pegawai. Ruang kantor yang efektif merupakan ruang kantor yang memiliki tata letak aktif dan mendukung mobilitas karyawan dalam menjalankan pekerjaannya.


BAB 3. PEMBAHASAN


3.1. Kantor


Kantor adalah tempat sekumpulan orang yang bekerja dalam suatu ruangan yang penuh. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah tempat mengurus suatu pekerjaan.

Menurut Moekijat, (2008:3) kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis-menulis), dengan nama apa pun juga temapt tersebut diberikan.

Kantor merupakan ruangan atau pun tempat khusus yang digunakan oleh orang – orang yang memiliki kendali atau pun kekuasaan dalam aktivitas pengendalian bidang organisasi tertentu.

Kantor dapat didefinisikan sebagai suatu gedung, atau bagian dari suatu gedung, yang pemakaian utama atau satu-satunya adalah sebagai suatu kantor atau untuk tujuan-tujuan perkantoran.

Setiap kantor pada dasarnya merupakan suatu bentuk organisasi. Kemudian, m
enurut Prajudi Atmosudirdjo,

kantor

adalah kelembagaan yang terdiri dari beberapa unsur kantor seperti karyawan, personil, dan ketatausahaan yang dibutuhkan untuk mempermudah tugas atau pun pekerjaan pimpinan. Selain sebagai tempat bekerja dan aktivitas, kantor mempunyai fungsi yang sangat penting yaitu, menerima dan mengumpulkan informasi, memberikan informasi dan meyebarkan informasi, serta melindungi aset perusahaan.


3.2. Tata Ruang Kantor

Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Menurut The Liang Gie, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran.

Selain itu, tata ruang kantor merupakan lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja. Menciptakan lingkungan kerja bagi karyawan adalah penting untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Banyak ahli yang memperhatikan bahwa karyawan saat di tempat kerja tidak produktif sebabnya tata ruang kantor yang kurang baik.

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa Inggris, yaitu
Function Layout. Tata ruang kantor, merupakan seni dalam mengelola perabotan dan peralatan kantor sesuai dengan kebutuhan.

Pengertian lain tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan kantor, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Hal tersebut sesuai dengan pendapat Littlefield dan Peterson, (dalam The Liang Gie 1991:186) tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.

Selanjutnya, menurut George Terry (dalam The Liang Gie 1991:186) tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, dapat penulis simpulkan tata ruang kantor adalah seni dalam mengelola perabotan dan peralatan kerja kantor berdasarkan luas lantai dan dengan biaya yang layak.


three.3.  Tujuan Pengaturan Tata Ruang

Pengaturan tata ruang yang baik mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian, komunikasi kerja karyawan akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.

Tata ruang kantor harus disusun secara ilmiah dan hal ini memerlukan pengetahuan tentang arus pekerjaan, tentang syarat-syarat perseorangan, pekerjaan apakah yang akan dilakukan, dan cara terbaik untuk mengerjakannya. Selain itu, pengaturan tata ruang yang baik memberikan keuntungan-keuntungan, sebagai berikut.

1.

Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, kerena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

ii.

Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.

Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat digunakan untuk keperluan sebanyak-banyaknya.

4.

Mencegah para pegawai dibagian lain agar tidak terganggu oleh publik.

Selanjutnya, tujuan tata ruang menurut The Liang Gie sebagai berikut.

i.

Pekerjaan di kantor itu dalam prosesnya pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.

ii.

Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.

3.

Segenap ruang dipergunakan  secara efisien untuk keperluan pekerjaan.

4.

Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.

v.

Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.

6.

Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.

7.

Susunan tampat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

Dari uraian di atas dapat penulis simpulkan, tujuan tata ruang adalah:

1.

Memperlancar proses pekerjaan.

ii.

Kerja pegawai lebih efisien.

three.

Mempermudah pengawasan.

4.

Ruang kerja lebih efisien.

5.

Memberikan kesan yang baik bagi tamu atau pengunjung yang datang..


iii.four. Asas-asas Pokok Penyusunan Tata Ruang

Dalam melaksanakan tata ruang kantor ada beberapa asas-asas pokok, terdapat kurang lebih ada empat asas pokok dalam penataan ruang kantor yang baik, empat asas pokok tersebut sebagai berikut.

ane.

Asas jarak terpendek yaitu, suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.

2.

Asas rangkaian kerja yaitu, menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .

3.

Asas penggunaan segenap ruang yaitu, mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah.

4.

Asas perubahan susunan tempat kerja yaitu, terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut.

Sedangkan, menurut seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang, yaitu:

1.

Asas jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesian pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

two.

Asas rangkaian kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet menurut urutan proses penyelesian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan hendaknya sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang.

3.

Asas mengenai penggunaan segenap ruangan

Seluruh ruang yang ada digunakan sepenuhnya sehingga tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang yang dimaksud tidak hanya berupa luas lantai saja, tetapi juga ruang yang bertingkat ke atas atau ke bawah.

iv.

Asas mengenal perubahan susunan tempat kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, memungkinkan adanya perubahan atau penyusunan kembali.

5.

Asas integritas kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar bagian yang ada dalam organisasi.

six.

Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai

Demikianlah beberapa asas yang harus dijadikan pedoman kalau hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk kerja kantor.

Selain asas-asas tata ruang yag telah disebutkan di atas, terdapat beberapa prinsip yang harus dilakukan saat melakukan tata ruang kantor. Menurut Moekijat prinsip-prinsip tersebut sebagai berikut,

i.

Arus pekerjaan yang sederhana, yang membatasi mondar-mandirnya pegawai dan kertas samapai yang seminim-minimnya.

ii.

Ruang lantai harus bebas daripada rintangan (almari dsb).

three.

Meja-meja menghadap ke arah yang sama, kepada pengawas.

4.

Perlengkapan kantor harus ditaruh dekat dengan pekerja-pekerja yang menggunakannya.

5.

Jumlah gang (jalan sempit) yang cukup dengan luas yang memadai.

six.

Pekerjaan terinci yang memerlukan penerangan banyak harus ditempatkan dekat jendela.

7.

Mesin-mesin yang suaranya gaduh harus ditaruh dalam ruangan yang terpisah.

8.

Tata ruang harus seimbang dan nampak menyenangkan.

Dengan asas-asas yang telah disebutkan di atas, tata ruang kantor dapat lebih efektif dan kerja pegawai menjadi lebih efisien.


3.5 Penyusunan Tata Ruang

Ada beberapa jenis tata ruang kantor. Jenis-jenis tata ruang kantor sebagai berikut.

1.

Tata ruang berkamar atau tertutup.

Suatu tata ruang dikatakan berkamar  apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa bagian. Pembagian ini dapat terjadi mungkin karena keadaan gaduhnya. Umumnya bagian-bagian tersebut dipisahkan oleh alat penyekat tertentu,  sehingga ruang kerja tersebut sulit diawasi dalam satu sudut pandang.

Adapun keuntungan dari tata ruang berkamar antara lain :

1.

Konsentrasi kerja lebih terjamin.

ii.

Pekerjaan yang bersifat rahasia tetap terjaga.

3.

Menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan pegawai merasa ikut memiliki.

Kelemahan dari tata ruang berkamar antara lain :

1.

Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat, sehingga pimpinan harus meninggalkan tempatnya agar dapat mengawasi secara menyeluruh.

2.

Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar.

three.

Kurang fleksibel sulit untuk melakukan perubahan, jika ingin melakukan perubahan maka akan memerlukan biaya yang lebih besar.

iv.

Ruangan lebih terbatas, sehingga bila  dilakukan penambahan jumlah karyawan sedikit sukar.







Gambar 1 tata ruang berkamar

Susunan tata ruang terbuka tidak dipisah-pisakan menjadi beberapa bagian atau tidak menggunakan penyekat sebagai pemisah. Tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruangan besar dan terbuka sehingga semua yang bekerja mudah diawasi dalam satu sudut pandang.

Keuntungan yang diperoleh dengan sistem tata ruang terbuka antara lain :

i.

Lebih mudah melakukan pengawasan

2.

Lebih mudah melakukan hubungan antara satu pegawai dengan pegawai lain.

3.

Lebih mudah melakukan pengaturan cahaya dan udara.

4.

Memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lain.

5.

Lebih mudah untuk melakukan perubahan.

6.

Lebih menghemat biaya.

Kelemahannya antara lain :

ane.

Kewibawaan lebih sulit terlihat.

2.

Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan yang bersifat rahasia.

three.

Lebih mudah timbulnya suara gaduh sehingga karyawan sulit untuk berkonsentrasi.

4.

Kurang nyaman dalam bekerja.

Menurut Irra Chrisyanti (2011:62) keuntungan dari sistem tata ruang terbuka sebagai berikut.

1.

Ruang kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan.

2.

Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara cukup lancar, penerangan merata, kursi ergonomis dan meja yang dipakai memperbaiki semangat kerja dan cendrung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan.

3.

Arus pekerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu ke seksi yang lain.

4.

Penyeliaan lebih mudah diadakan karena penempatan penyelia memungkinkannya melihat apa yang dikerjakan oleh semua pegawai.







Gambar 2 tata ruang terbuka

Konsep kantor terbuka merupakan perubahan untuk saling berintegrasi. Sistem ruang kantor terbuka ini bukan sekedar suatu ruang tanpa dinding dengan meja-meja yang diletakan sembarangan. Sistem ruang kantor terbuka merupakan suatu tata ruang yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan interaksi, namun sekaligus tetap menjamin kebebasan pribadi.

3.

Tata Ruang Berpanorama

Tata ruang berpanorama adaah tata ruang  yang dihiasi taman dekorasi. Adapun keuntungan dari tata ruang berpanorama ini adalah :

1.

Lebih nyaman, sehingga produktivitas meningkat.

2.

Terhindarnya dari ketegangan syaraf.

3.

Menghindari dari suara gaduh.

Sedangkan kelemahan dari tata ruang berpanorama yakni :

1.

Biaya yang dikeluarkan untuk tata ruang ini lebih besar.

2.

Biaya pemeliharaannya lebih besar

3.

Memerlukan tenaga ahli khusus untuk memeliharanya.

iv.

Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.







Gambar 3 tata ruang berpanorama

Apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa bagian, sebagai berikut.

1.

Tata ruang pribadi (private office)

Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan condition. Misalnya ruang atasan. Selain itu, pegawai juga memerlukan
individual office
apabila membutuhkan ruang yang sepi untuk berkonsntrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.







Gambar 4 Individual Room

2.

Tata ruang antar bagian.

Tata ruang kantor antar bagian lebih banyak disukai daripada
private office, banyak keuntungan yang diperoleh dengan sistem tata ruang antar bagian. Tata ruang antar bagian dapat lebih menghemat anggaran, sebab pembuatan private office biayanya lebih mahal. Selain itu, atasan akan lebih mudah melakukan pengawasan secara langsung, sirkulasi udara lebih lancar, penerangan merata, dan adanya rasa kebersamaan yang cukup tinggi di lingkungan kantor.







Gambar 5 tata ruang antar bagian

Sedangkan menurut The Liang Gie (1991:192), tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam dua macam:

i.

Tata ruang terpisah-pisah.

Pada susunan ini ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan. Pembagian itu dapat terjadi karena keadaan-keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan, misalnya dengan sekosel kayu atau dinding kaca.

2. Tata ruang yang terbuka

Menurut susunan ini ruang kerja yang bersangkutan tidak dipisahkan. Jadi, bagi bagian penjualan spserti contoh di atas, semua aktivitasnya dilaksanakan pada i ruang besar terbuka, tidak lagi dipisah-pisahkan menurut kamar atau pedengan-pedengan buatan.

Ruang kantor terbuka, menurut The Liang Gie (1991:192) memiliki beberapa keuntungan sebagai berikut.

ane.

Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai.

2.

Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai. Hal ini dapat menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat karena mereka merasa bekerja sama pada satu ruangan.

iii.

Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran udara.

4.

Kalau terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelesaian sesuatu pekerjaan, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.


3.half dozen. Penyusunan perabotan kantor

Agar pekerjaan dapat berjalan dengan baik tentu harus ditunjang dengan peralatan yang disediakan. Fasilitas-fasilitas yang memadai membuat pekerja lebih efisien dan meringankan kerja pegawai. Beberapa fasilitas-fasilitas yang disediakan dalam kantor berupa perabotan kantor dan mesin.

Perabotan kantor itu meliputi, meja, kursi, rak, lemari dan perabotan lainnya. Meja dan kursi harus menjadi perhatian khusus karena perabot tersebut pasti dimiliki semua kantor. Beberapa faktor juga harus diperhatikan dalam memilih perabotan kantor. Menurut Moekijat (1997),  faktor-faktor yang pelu diperhatikan dalam memilih perabotan kantor yakni :

1.

Harus menghemat ruang lantai

2.

Tinggi meja dan kursi harus sepadan.

3.

Tidak begitu berat, agar mudah dipindah-pindahkan.

4.

Harus ada ruangan yang cukup dibawah untuk memberihkan.

v.

Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

six.

Keawetan, perkakas dari logam adalah lebih awet ketimbang perkakas dari kayu.

7.

Resiko kebakaran, perabotan dari logam lebih  baik ketinbang perabot dari kayu terhadap bahaya kebakaran.

Penyusunan perabot kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan dalam suatu kantor. Penyusunan perabotan yang tidak tertata rapi akan menyulitkan karyawan dalam beraktifitas, kantor juga tidak akan terlihat rapi dan bersih sehingga kenyamanan dalam bekerja akan sulit didapatkan oleh pegawai.

            Selain perencanaan perabot kantor dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, juga harus memperhatikan perencanaan mesin-mesin kantor. Prosedur dan metode mempengaruhi mesin yang akan digunakan dan begitu pula mesin mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti. Dan pertimbangan mengenai orang yang akan melakukan pekerjaan mempengaruhi mesin dan metode yang akan digunakan.

Menurut Moekijat,  dalam memilih mesin-mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal berikut, antara lain :

1.

Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan.

2.

Jenis mesin hendaknya praktis.

3.

Mesin tersebut harus dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

iv.

Mesin dapat mempercepat pelaksanaan pekerjaan.

5.

Mutu mesin harus benar-benar baik.

6.

Mesin harus dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.

7.

Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.

8.

Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah.

9.

Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah.

10.

Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai.

11.

Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang dilakukan.

12.

Perlu dipertimbangkan apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut atau tidak.


3.vii. Lingkungan kantor

Menciptakan lingkungan kerja dimana pegawai produktif adalah hal penting untuk meningkatkan profit organisasi, korpirasi atau usaha kecil. Banyak ahli yang memperhatikan bahwa karyawan saat di tempat kerja tidak produktif. Lingkungan fisik kantor juga perlu diperhatikan agar dapat membuat pegawai bekerja lebih produktif. Dan pekerjaan menjadi lebih efisien.

Menurut Moekijat (2008:17) kondisi fisik atau lingkungan kantor, kondisi fisik adalah penting, karena:

one.

Mempengaruhi kesehatan pegawai (penerangan yang jelak terhadap penglihatan; suara yang gaduh terhadap syarat; terlalu banyak orang terhadap semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan).

ii.

Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor (penerangan yang jelek mengakibatkan kesalahan-kesalahan; suara yang gaduh, pemanasan, dan ventilasi yang jelek dapat menimbulkan kekacauan).

Menurut The Liang Gie ada beberapa persyaratan lingkungan fisik kantor. Persyaratan itu meliputi hal-hal berikut:

Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih.

b.

Luas Ruang Kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang kerja harus menyediakan luas lantai xl square anxiety untuk setiap petugas (= 3,7 meter persegi).

c.

Suhu udara, temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja (minimum 16 derajat Celcius atau kurang lebih 61 derajat Fahrenheit).

d.

Ventilasi, peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja.

Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat sepatutnya.

f.

Fasilitas kesehatan

Kmar kecil, toilet, dan sebangsanya harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya.

Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan seperlunya.

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus.

Dalam kantor harus disediakna tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah.

Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu.

k.

Lantai, gang, tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diber pegangan untuk tangan, dan bagian-bagian yang terbuka diberi pagar.

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus cukup terlatih.

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan.

n.

Pertolongan pertama

Dalam ruang kerja harus disediakan kotak atau lemari obat.

o.

Penjagaan kebakaran

p.

Pemberitahuan  kecelakaan

Selanjutnya ada empat hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan perkantoran yakni, cahaya, warna, udara dan suara. Akan diuraikan sebagai berikut.

Cahaya penerangan yang cukup dan penerangan yang tepat akan meningkatkan efisiensi kerja para pegawai.

Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untu memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-lata lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara.

Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Tubuh manusia secara terus menerus mengeluarkan panas agar dapat hidu terus. untuk dapat memancarkan panas itu, perlulah udara di sekelilingnya mempunyai suhu yang lebih rendah daripada suhu badan manusia. Badan manusia yang normal mempunyai suhu 37 derajat Celcius.

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan letak alat-alat gaduh. Usaha-usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat-alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dilapisi penyerap suara.

 Selain itu, lingkungan fisik kantor tidak hanya masalah bagaimana menata perbotan kantor sedemikian rupa, tetapi peran seorang manajer dalam memberikan dorongan bagi pegawai merupakan hal terpening. Motivasi adalah alat yang dapat digunakan oleh pimpinan untuk meningkatkan semangat kerja, serta pujian kepada pegawai atas pekerjaan yang telah dilakukan. Hal ini akan menciptakan lingkungan kantor menjadi lebih bersemangat.

Menciptakan panduan disiplin juga merupakan alat untuk mendorong lingkungan kerja yang produktif. Namun, motivasi tidak selalu positif. Jika pekerja tidak bekerja dengan baik, pimpanan dapat memberikan teguran kepada pegawai sesuai dengan kesepakatan atau aturan yang telah ditetapkan oleh kantor tersebut. Kebutuhan pegawai juga perlu diperhatikan agar pegawai tersebut dapat bekerja secara efektif dan memberikan keuntungan untuk perusahaan.


BAB four. PENUTUP


4.1. Simpulan

Berdasarkan pembahasan di atas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

i.

Tata ruang kantor yang tepat dapat meningkatkan produktifitas pegawai.

ii.

Kondisi lingkungan kerja yang baik juga dapat meningkatkan produktivitas pegawai dan memberikan keuntungan bagi perusahaan.


4.ii. Saran

1.

Dalam melakukan tata ruang harus memperhatikan kesesuaian pekerjaan.

ii.

Perlu dipertimbangkan luas kantor yang sesuai agar dapat menyusun tata ruang yang efektif.

three.

Pemberian motivasi serta pujian kepada pegawai sangat diperlukan guna meningkatkan efektifitas kerja.

Berikut Yang Merupakan Asas Tata Ruang Kantor Adalah Asas

Source: https://pebriyudarolando.blogspot.com/2017/03/kantor-dan-tata-ruang.html

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.